Vet du exakt vad du ska göra på dagarna? Eller är du mer typen som styrs av möten, mail och olika frågor som dyker upp? Blir du stressad och arg på dig själv för att du inte hunnit göra allt du tänkt dig?
Att få koll på sina arbetsuppgifter och prioritera bland dem är ett bra sätt att minska stress. Jag brukar använda tre verktyg för att få koll på vad jag ska göra och vara nöjd när jag gjort det.
1. Prioritera det som är viktigt och bråttom först! Varje vecka prioriterar jag utifrån vad som är viktigast och mest bråttom. Det hjälper mig att få undan det som måste göras direkt. Jag skriver i ett A5 block, som kan stå upp, så att jag alltid har det tillgängligt. Så steg ett är alltså att fylla i vad du ska göra denna vecka efter vad som är bråttom och viktigt och mindre viktigt och mindre bråttom. Ha bara denna att-göra-lista. Flera listor blir rörigt och du riskerar att missa något. Klicka på bilden om du vill ha den större!
2. Tidsbestäm dina uppgifter. Har du en realistisk bild av hur lång tid olika arbetsuppgifter tar egentligen? Ofta tror vi att saker går fortare att göra, än de faktiskt gör. Jag hade en klient som aldrig hann göra allt på sin att-göra-lista. När hon räknade hur lång tid varje uppgift tog, fick hon ihop totalt 35 timmars jobb att göra på en hel dag! Det är ju självklar att hon aldrig hann. Beräkna hur lång tid dina arbetsuppgifter faktiskt tar att göra. Hur lång tid tar det att svara på mail? Hur lång tid upptar möten? Hur lång tid upptar småsnack och spontana samtal med kollegor? Hur mycket tid lägger du på telefonsamtal? Hur lång tid tar dina olika arbetsuppgifter och det som ”bara” dyker upp? Gör sedan en realistisk tidsplan för ditt jobb. Blir du chockad över hur lång tid alla dina uppgifter tar, och ser att du rimligen inte kan hinna allt: Prata med din chef om vad du kan stryka, delegera eller minska ambitionsnivån på. Har du ingen chef, prata med dig själv om detta, eller med en coach.
3. Ställ rimliga krav och förväntningar på dig själv! Det händer att jag blir arg, besviken eller frustrerad på mig själv när jag inte lyckas göra allt jag tänkt. Men ganska fort inser jag att jag haft orimliga krav och förväntningar på mig själv. Då kan jag bli snällare mot mig själv och slipper stressen som självkritik ger. En av de vanligaste orsakerna till stress är en obalans mellan krav och den egna förmågan. Det kan vara yttre krav, som att du förväntas göra och kunna saker du aldrig fått lära dig till. Eller att du får för lite tid för att kunna göra det du ska. Det kan också vara tvärtom, att du har större förmågor än du får utlopp för, att det ställs för låga krav på dig, eller fel krav. Då blir det också obalans. Ett sätt att minska stressen är därför att se till att du har balans mellan krav och dina förmågor!